Bedrijven willen af van dure papieren factuur

Nederlandse bedrijven kunnen jaarlijks euro 10 mrd besparen als ze hun facturen volledig elektronisch afhandelen. Daarvoor moet er wel snel een goedkope, internationale standaard komen, zeggen de ondernemersorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland.

Het overgrote deel van de Nederlandse ondernemingen (95%) verstuurt nog steeds papieren nota’s aan hun klanten in de zakelijke markt. Dat komt volgens de werkgeversorganisaties doordat een volledig elektronische afhandeling, zonder handmatige tussenkomst, alleen mogelijk is als koper en verkoper hetzelfde systeem gebruiken. 

Hoge rekening

Een papieren factuur kost euro 30, door papier en postzegel, maar vooral door het benodigde mensenwerk. De elektronische nota wordt automatisch gegenereerd voor slechts een vijfde van dat bedrag. Het volledig afstappen van papieren nota’s bespaart Nederlandse bedrijven collectief 10 miljard euro en het Europese bedrijfsleven in totaal 240 miljard euro.

Standaard EDI

Er bestaat wel een standaard: EDI. Die is in de jaren tachtig onder auspiciën van de Verenigde Naties ontwikkeld. Voor ondernemers is deze standaard veel te duur, zeggen VNO en MKB, door de hoge kosten van de benodigde software en expertise.
Zie ook het dossier: Regelzucht
Om die reden zijn het meestal de grotere bedrijven die nu al elektronisch factureren. De werkgeversorganisaties steunen een plan van de Europese Commissie om in een werkgroep een internationale, open standaard te ontwikkelen.

Niet op de hoogte

Niet alleen de hoge kosten schrikken ondernemers af, denken de organisaties. Veel bedrijven weten niet eens dat elektronische rekeningen al mogelijk zijn.
Elektronisch factureren is aanzienlijk voordeliger dan het versturen en verwerken van papieren rekeningen. De volledige verwerking van een elektronische factuur kost gemiddeld euro 6 per stuk, terwijl de papieren tegenhanger euro 30 kost. Als alle Europese bedrijven hun niet-consumentennota’s elektronisch verwerken, zou dat hun in totaal ongeveer euro 240 mrd schelen.
Bedrijven besparen niet alleen op enveloppen en postzegels, maar vooral op arbeidskosten, doordat de bestelling automatisch kan uitmonden in een factuur. De papieren variant vereist daarentegen de inspanning van een administratief medewerker. Daarbij kunnen er fouten in de nota sluipen, anders dan bij de automatisch gegenereerde factuur.

Wettelijke verplichting

Bedrijven zijn wettelijk verplicht een rekening te sturen aan klanten. De fiscus zet een sanctie op verzuim. Als een bedrijf geen rekening stuurt, komt het niet in aanmerking voor btw-teruggave. Ook verspeelt het bedrijf dan het recht om de met de rekening samenhangende onkosten in mindering te brengen op de vennootschapsbelasting.
Zes jaar geleden werd een Europese richtlijn (kaderwet) van kracht waardoor alle lidstaten elektronische facturen moeten toestaan. Dat is een stap voorwaarts, zo stellen de twee Nederlandse ondernemersorganisaties, maar de factureringsregels tussen de lidstaten blijven verschillen. VNO-NCW en MKB-Nederland vinden daarom dat de kwestie met Europese regelgeving moet worden aangepakt. Eind volgend jaar gaat de Europese Commissie het functioneren van haar richtlijn rond facturering evalueren.

Bron: Het Financieele Dagblad 2007

Terug